Contrat de sous-traitance des données à caractère personnel

Parties et objet

Le présent contrat est conclu entre :

L'Armateur

Le client titulaire de l'abonnement CaptainApp, identifié au bon de commande, ci-après « le Responsable de traitement ».

L'Éditeur

Jean Rouillon — Entrepreneur individuel (EI), nom commercial J&R Corporate, 9 Brenantec, 56340 Plouharnel, SIREN 108 844 184, ci-après « le Sous-traitant ».

Il encadre les traitements de données à caractère personnel réalisés par le Sous-traitant pour le compte du Responsable de traitement dans le cadre du service CaptainApp. Il fait partie intégrante des conditions générales d'utilisation et d'abonnement et prévaut sur elles en cas de contradiction sur la protection des données.

Rôles respectifs

L'Armateur détermine les finalités et les moyens du traitement des données de son équipage, de ses invités et de ses prestataires. Il est responsable de traitement.

L'Éditeur traite ces données uniquement pour fournir le service. Il est sous-traitant. Il ne les utilise à aucune fin propre, ne les revend pas, ne les exploite ni à des fins de prospection, ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

L'Éditeur est en revanche responsable de traitement pour les données qu'il traite pour son propre compte : gestion de la relation client, facturation, support, sécurité de son service. Ces traitements relèvent de sa politique de confidentialité et non du présent contrat.

Description du traitement

Nature et finalité

Hébergement, stockage, structuration et restitution des données nécessaires à la gestion d'un navire : maintenance, inventaire, documents du bord, équipage, conformité, journal de bord, comptabilité de bord, agenda et escales.

Personnes concernées

• Les membres d'équipage, permanents ou saisonniers ;
• Les invités embarqués lors d'un charter ;
• Les prestataires et fournisseurs du navire ;
• Les représentants de l'Armateur.

Catégories de données

• Identification : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, photographie, coordonnées ;
• Documents officiels : passeport, pièce d'identité, brevets, certificats médicaux d'aptitude, visas ;
• Vie professionnelle : fonction à bord, dates d'embarquement et de débarquement, heures de travail et de repos, formations et exercices de sécurité ;
• Données de santé (article 9 du RGPD) : groupe sanguin, allergies, traitements en cours, observations médicales, contact d'urgence ;
• Allergies alimentaires des invités, traitées comme consigne de sécurité et partagées à bord ;
• Données financières : notes de frais, justificatifs de dépense, mouvements de caisse du bord.

Durée

Les données sont conservées pendant toute la durée de l'abonnement, puis selon l'article 13.

Instructions du responsable

Le Sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée de l'Armateur. Constituent de telles instructions : le présent contrat, les conditions générales, et les actions réalisées par l'Armateur et ses utilisateurs dans le service.

Si le Sous-traitant estime qu'une instruction constitue une violation du RGPD, il en informe l'Armateur sans délai et peut suspendre son exécution.

Si le droit de l'Union ou d'un État membre oblige le Sous-traitant à traiter des données en dehors de ces instructions, il en informe l'Armateur avant le traitement, sauf interdiction légale.

Obligations de l'éditeur

Le Sous-traitant s'engage à :

• ne traiter les données que pour l'exécution du service ;
• veiller à ce que toute personne autorisée à accéder aux données soit soumise à une obligation de confidentialité ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites en annexe ;
• respecter les conditions de recours à un sous-traitant ultérieur prévues à l'article 8 ;
• aider l'Armateur à répondre aux demandes d'exercice de droits, dans les conditions de l'article 11 ;
• aider l'Armateur à satisfaire à ses obligations de sécurité, de notification de violation et, le cas échéant, d'analyse d'impact ;
• mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent contrat ;
• supprimer ou restituer les données au terme du contrat, selon l'article 13 ;
• tenir le registre des catégories de traitements effectués pour le compte de l'Armateur.

Sécurité

Le Sous-traitant met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées décrites en annexe, au regard de la nature des données traitées — qui comprennent des documents d'identité et des données de santé — et des risques encourus par les personnes concernées.

Ces mesures peuvent évoluer, sans que le niveau de protection puisse être réduit. L'annexe est mise à jour en conséquence.

Données de santé

Les données de santé de l'équipage font l'objet d'un régime distinct, appliqué par construction dans le service :

• elles sont stockées dans une table séparée du reste du dossier de l'équipier ;
• leur lecture est réservée au capitaine du navire, à la personne qu'il désigne expressément, et à l'équipier pour son propre dossier ;
• les autres membres de l'équipage, y compris le second et le gestionnaire, n'y ont pas accès ;
• elles ne sont jamais conservées dans le cache hors connexion des appareils ;
• le personnel de l'Éditeur n'y a aucun accès par défaut. Un accès ne peut être ouvert que sur demande motivée, acceptée par le capitaine du navire concerné, pour une durée de quarante-huit heures qui expire automatiquement, et cet accès est tracé.

L'Armateur demeure responsable de la base légale du traitement de ces données et de l'information des personnes concernées.

Les allergies alimentaires des invités de charter relèvent d'un régime volontairement différent : elles sont partagées à bord et signalées visuellement, car elles constituent une consigne de sécurité en cuisine.

Sous-traitants ultérieurs

L'Armateur autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs suivants :

Le Sous-traitant impose à chacun d'eux des obligations équivalentes à celles du présent contrat. Il demeure pleinement responsable devant l'Armateur de leur exécution.

Tout changement de sous-traitant ultérieur est notifié à l'Armateur trente jours avant sa mise en œuvre. L'Armateur peut s'y opposer pour un motif légitime et tenant à la protection des données ; à défaut d'accord, il peut résilier l'abonnement sans pénalité, avec remboursement de la fraction non courue du prix.

Transferts hors de l'Union européenne

Les données sont hébergées et stockées en Irlande. Elles ne quittent pas l'Union européenne pour leur conservation.

Des transferts vers les États-Unis interviennent toutefois pour trois fonctions précises : la diffusion de l'application, l'envoi des courriers électroniques, et l'analyse automatique de documents.

Ces transferts sont encadrés par les mécanismes prévus au chapitre V du RGPD : décision d'adéquation lorsque le prestataire y est soumis, clauses contractuelles types dans les autres cas.

Le mécanisme applicable à chaque prestataire — certification au cadre de protection des données UE–États-Unis, ou clauses contractuelles types de la Commission européenne — est communiqué à l'Armateur sur simple demande.

Violation de données

Le Sous-traitant notifie à l'Armateur toute violation de données à caractère personnel dans un délai de quarante-huit heures après en avoir pris connaissance, afin de lui permettre de respecter son propre délai de soixante-douze heures auprès de l'autorité de contrôle.

La notification décrit la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées.

Le Sous-traitant ne notifie pas l'autorité de contrôle ni les personnes concernées à la place de l'Armateur, sauf mandat écrit de celui-ci.

Droits des personnes

Les demandes d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sont adressées à l'Armateur, qui y répond.

Le service permet à l'Armateur de consulter, rectifier, exporter et supprimer lui-même les données de son équipage. Lorsque cela ne suffit pas, le Sous-traitant l'assiste dans un délai de dix jours ouvrés à compter de la demande.

Si une personne concernée s'adresse directement au Sous-traitant, celui-ci transmet la demande à l'Armateur sans y répondre sur le fond, et en informe la personne.

Audit et documentation

Le Sous-traitant met à la disposition de l'Armateur, sur demande, les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent contrat.

L'Armateur peut réaliser un audit, au plus une fois par an, sous réserve d'un préavis de trente jours, aux frais de l'Armateur, sans perturber l'exploitation du service et sans accéder aux données d'autres clients. Un audit supplémentaire est possible après une violation de données.

Sort des données au terme du contrat

Conformément à l'article 28.3.g du règlement, le choix entre la restitution et la suppression appartient à l'Armateur.

L'accès au service est fermé le jour de la fin de l'abonnement. Dans un délai de deux mois, l'Armateur peut demander la restitution de l'ensemble des données traitées pour son compte. Le Sous-traitant y procède une fois, sans frais, dans les quinze jours de la demande, sous forme d'archive dans des formats ouverts et lisibles.

Pendant ces deux mois, les données sont conservées gelées, sans accès. La souscription d'un nouvel abonnement durant cette période rétablit l'accès à l'intégralité des données.

À l'expiration de ce délai, les données sont supprimées définitivement des systèmes du Sous-traitant, y compris des sauvegardes selon le cycle de rotation de celles-ci. Le Sous-traitant en atteste par écrit sur demande.

Il appartient à l'Armateur de demander la restitution, ou d'exporter avant la fin de l'abonnement, les documents dont la conservation lui est imposée par la réglementation maritime ou sociale, notamment les journaux de bord, les listes d'équipage et les relevés d'heures de travail.

La restitution et la suppression ne sont jamais subordonnées au paiement d'une somme quelconque.

Obligations de l'armateur

L'Armateur garantit :

• disposer d'une base légale pour chaque traitement qu'il met en œuvre dans le service, y compris pour les données de santé ;
• avoir informé les personnes concernées du traitement, de ses finalités, de ses destinataires et de leurs droits ;
• ne déposer dans le service que des données pertinentes et nécessaires à la gestion du navire ;
• gérer les accès qu'il accorde et les retirer sans délai lorsqu'ils ne sont plus justifiés ;
• informer son équipage des conditions d'usage de l'analyse automatique de documents, décrites à l'article 9.

L'Armateur garantit le Sous-traitant contre toute réclamation résultant d'un manquement à ces obligations.

Durée et responsabilité

Le présent contrat entre en vigueur à la souscription de l'abonnement et prend fin à l'achèvement des opérations de suppression prévues à l'article 13.

Chaque partie répond des dommages causés par un traitement qui méconnaît le RGPD, dans les conditions de son article 82. Les limitations de responsabilité des conditions générales ne s'appliquent pas aux réclamations fondées sur cet article.